⍟ Fazer pedidos e gerenciar estoque são duas coisas inseparáveis em qualquer negócio, mas especialmente no ramo de bares e restaurantes, porque o estoque é mais líquido (desculpe-nos o trocadilho) e mais difícil de se rastrear. Veja o que você precisa saber sobre o assunto.
Procedimentos de pedido adequados e gerenciar o estoque com eficiência podem ajudar bastante na proteção do estoque, na otimização de uso do espaço, rapidez da operação, economia. Os benefícios são muitos. Veja o que é preciso saber para fazer o estoque do bar funcionar como um relógio suiço.
ESTABELECENDO O ESTOQUE
O número ou quantidade de cada item que deve ser mantido em estoque o tempo todo deve ser definido levando em conta a saída dos produtos no bar e mantido religiosamente. Se os itens estiverem fora de estoque, devem ser repostos o mais rápido possível, assim não será comprometida a consistência do atendimento do bar. Isto vale tanto para os estoques posicionados atrás do balcão quanto para aqueles que ficam armazenados no almoxarifado.
GERENCIAR O ESTOQUE COM EFICIÊNCIA
Um novo negócio muitas vezes comete o erro de sobrecarregar um estoque e amarrar o capital. Bebidas podem ser pedidas, na maioria dos casos, para entrega no dia seguinte ou em dois dias e não há razão para amarrar dinheiro no estoque com bebidas que são facilmente acessíveis. Quando um negócio é estabelecido e os padrões de uso são definidos, então o dinheiro pode ser economizado aproveitando a entrada das vendas para fazer compras pagas na entrega.
As vendas de bebidas alcoólicas obviamente variam de um lugar para outro, mas quando permitido, as empresas ou distribuidores de bebidas alcoólicas venderão periodicamente com desconto por volume. Os estabelecimentos podem optar por aumentar drasticamente suas compras de itens de alto volume ao se aproximar de uma temporada movimentada. Isso ocorre porque o estoque será esgotado rapidamente. Faz sentido aproveitar as compras com desconto em grandes quantidades, o que pode se traduzir em uma grande economia.
Dar atenção à maneira como o estoque é armazenado também pode gerar uma grande economia, já que um descuido pode significar uma ou mais garrafas sendo despejadas pelo ralo. Aprenda a tratar as bebidas do jeito certo para fazer com que sua qualidade permaneça inalterada até a última dose:
ADEGA DE VINHOS
Obviamente, as compras de vinho seguem uma fórmula diferente, mas mesmo assim, com vinhos populares vendidos por taça e de mesa do dia-a-dia, não são necessários grandes estoques, pois esses itens geralmente estão disponíveis. O estoque de vinhos mais difíceis de obter ou vinhos alocados exigirá mais investimento de capital.
Decisões sobre a profundidade e abrangência de uma carta de vinhos precisam ser feitas como parte do plano de negócios, pois exigem um investimento maior do que as compras diárias de bebidas. O dinheiro pode ficar preso no estoque de vinhos por longos períodos de tempo. Embora compras sábias de alto valor possam se traduzir em grandes retornos, o fluxo de caixa deve ser a principal consideração ao fazer essas compras.
GERENCIAR O ESTOQUE COM REGULARIDADE
Contar o estoque ainda é a maneira mais bem-sucedida de evitar a má gestão ou o encolhimento do estoque. É uma dor real, mas uma necessidade absoluta. Se ocorrerem irregularidades no uso, gerenciar o estoque no almoxarifado e nas estações de trabalho fazendo contagens com frequência e comparar essas contagens com os pedidos de compra, requisições do bar e uso registrado pelo sistema de ponto de venda ajudará a identificar o problema. Escolher e manter um sistema de ponto de venda eficiente com potencial de controle de estoque e vendas ajudará muito.
Esse controle é feito tanto no fechamento quanto na abertura do bar, período conhecido como mise en place. No começo o processo pode parecer demorado e completo. Contudo, o costume resolve a maioria dos problemas relacionados a estoque ao longo do dia. Saiba tudo o que é necessário para fazer uma abertura de sucesso e sem surpresas acessando a matéria abaixo:
PROCEDIMENTOS DE PEDIDOS
Mantenha as garrafas de bebidas durante todo o dia de trabalho, pois o pedido deve ser feito a partir das garrafas vazias. Entregue-as quando for recebida uma nova. Isto serve de controle para o uso das bebidas no bar, de modo que o responsável pela contagem anote não apenas as garrafas cheias, mas também as vazias, que podem ser descartadas ao final do dia, após a contagem, para evitar congestionamentos no estoque.
MANIPULAÇÃO DE DINHEIRO
O manuseio de dinheiro começa no escritório, com procedimentos ordenados para os bancos emissores e conciliação das vendas do dia. Manter esses dois procedimentos com atenção meticulosa aos detalhes ajudará, sobretudo, na proteção contra roubo e má gestão dos recibos do dia-a-dia.
O dinheiro destinado ao pessoal do bar para caixa deve ser consistente. O bartender deve contar o caixa no escritório ao receber, se possível, para relatar eventuais erros no momento da entrega. Ao atender os clientes, os bartenders devem fazer uma verificação após cada pagamento para evitar quebra de caixa. A conta deve ser paga após cada rodada ou os pedidos devem ser registrados na comanda para serem pagos no fechamento da conta.
Um bartender nunca deve atender outro cliente sem receber o valor ou registrar a transação na comanda. É muito fácil ser arrastado por um bar movimentado e, assim, esquecer de cobrar ou adicionar o pedido na comanda. Um bartender consistente no manuseio de comandas é o melhor amigo que um estabelecimento pode ter.
E aqui uma observação: por uma questão de higiene, o bartender não deveria nunca manusear dinheiro ou cartões sem, em seguida, lavar as mãos corretamente.
FECHAMENTO
No final do expediente, o bartender deve contar o total de sua gaveta de caixa e bater com todos os recibos de vendas do dia. Entretanto, os bartenders nunca deveriam receber o encargo de esvaziar sua gaveta de dinheiro na estação de trabalho. Esse procedimento deve ser feito fora do balcão, por questões de higiene e segurança.
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Boas práticas no bar – Parte I: Local, infraestrutura, equipamentos e pessoal
